1. Kaizen là gì?

Kaizen được biết tới là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới. Tên của nó được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai – liên tục và zen – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ.

Một trong những điểm đặc trưng của Kaizen là “tích tiểu thành đại” – một kết quả lớn sẽ được tích lũy bền bỉ theo thời gian từ những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ. Bởi vậy, Kaizen cần có sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần “bất cứ cái gì cũng có thể cải tiến được”.

Trước kia, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất tại Nhật như Toyota, Suzuki, Canon, Honda… Sau đó, Kaizen dần được áp dụng rộng rãi – trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, kinh doanh, công nghệ,… tại nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam.

Quá trình cải tiến trong Kaizen thường bắt đầu từ những ý tưởng quy mô nhỏ nhưng mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài. Khái niệm này khác biệt với sự Đổi mới mà các doanh nghiệp phương Tây thường áp dụng: tạo ra những thay đổi lớn, ưu tiên những đột phá mang tính chất tức thời.

2. Lợi ích của Kaizen? Đâu là thời điểm phù hợp để áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp?

Việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp mang lại cả lợi ích hữu hình và vô hình. Có thể kể tới các lợi ích cơ bản sau:

2.1. Lợi ích hữu hình:

• Tích lũy từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài để tạo nên những kết quả to lớn đáng kể
• Giảm sự lãng phí, gia tăng năng suất trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, thời gian chờ đợi & vận chuyển, trau dồi kỹ năng nhân viên,…

2.2. Lợi ích vô hình:

• Tạo động lực để các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả
• Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính gắn kết nội bộ
• Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết

Lấy ví dụ về Toyota – một doanh nghiệp rất thành công trong việc áp dụng Kaizen. Triết lý này được áp dụng nghiêm túc và triệt để tại bất cứ ngóc ngách nào trong các nhà máy sản xuất của Toyota (dù ở Nhật hay Mỹ).

Một sự cải tiến điển hình của Toyota là về xe chở hàng – loại phương tiện chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Trước Kaizen, Toyota phải chi một khoản tiền không nhỏ để mua sắm chúng. Nhưng sau đó, người ta phát hiện ra cách tự chế tạo loại xe này bằng cách lắp thêm động cơ vào các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất. Bằng cách đó, chi phí mua sắm xe chở hàng giảm hơn 1 nửa, tính ra tiết kiệm được gần 3.000 USD trên mỗi chiếc xe – một sự tiết kiệm đáng để học tập.

2.3. Thời điểm phù hợp để Kaizen

Theo đúng nguyên tắc “cải tiến không ngừng nghỉ”, bất cứ lúc nào bạn cũng có thể giữ nguyên một bộ phận và kaizen những bộ phận khác, miễn là đảm bảo giữ được giá trị cốt lõi của vấn đề. Ví dụ, doanh nghiệp kaizen chi phí sản xuất trong khi vẫn giữ nguyên chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp có thể kaizen tại nhiều thời điểm:

• Kaizen trong khủng hoảng là giải pháp bắt buộc để có thể tồn tại
• Kaizen trong bối cảnh khó khăn (như giai đoạn Covid-19) nhằm hạn chế gián đoạn và duy trì hoạt động liền mạch, chuẩn bị cho sự hồi phục sau này
• Đặc biệt, doanh nghiệp nên Kaizen trong quá trình vận hành bình thường, nhằm giải quyết các bài toán cơ bản như quản lý nhân sự, quản lý công việc, quản lý công văn giấy tờ,… để tiết kiệm thời gian và công sức, làm nền tảng cho tăng trưởng bền vững.

3. 10 nguyên tắc của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp

Khi triển khai Kaizen, dù ở quy mô nào và thời đại nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của Kaizen:

1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng: Về nguyên tắc, các sản phẩm / dịch vụ cần được định hướng theo thị trường và phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Bởi vậy, Kaizen cần nhắm tới mục đích cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại và loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ người dùng cuối.

2. Không ngừng cải tiến: Khách hàng chắc chắn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm / dịch vụ trong tương lai (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,…). Bởi vậy, khái niệm “hoàn thành” không có nghĩa là kết thúc công việc, mà doanh nghiệp sẽ cần cải tiến liên tục. Chắc chắn việc cải tiến một sản phẩm cũ Một chiến lược cải tiến sản phẩm tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới.

3. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”: Cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao; trong trường hợp mắc sai lầm thì được quy trách nhiệm đúng đắn. Từng cá nhân phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể, không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng.

4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở: Nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên. Có mạng lưới thông tin nội bộ để nhân viên nhanh chóng cập nhật tin tức, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm.

5. Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork): Với Kaizen, doanh nghiệp xây dựng cấu trúc nhân sự theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả. Trong đó, team-leader cần có năng lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân.

6. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án: Nguồn nhân lực để làm dự án được chắt lọc từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.

7. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn: Doanh nghiệp đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý. Đây là cách để xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.

8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác: Nhân sự cần có sự tự nguyện thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội; chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty; và đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự soi xét để kiềm chế điểm yếu của cá nhân.

9. Thông tin đến mọi nhân viên: Nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty, nên cần duy trì việc chia sẻ thông tin thường xuyên, minh bạch.

10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc: Kết hợp nhiều biện pháp như đào tạo nội bộ, phân quyền cụ thể, phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân, công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời,…

4. Hướng dẫn cách tiến hành Kaizen trong doanh nghiệp

Bước 1: Tìm hiểu hiện trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen

Trước khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp cần sáng suốt đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề,… Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp từ các cấp từ CEO cho tới nhân viên. Hãy chuẩn bị nền tảng tinh thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo.

Bạn có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang gặp phải

Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề bạn đang gặp phải. Ví dụ, tại thời điểm hiện tại tồn kho hàng hoá rất nhiều, lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời giúp bạn. Đừng quên thu thập phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên để có được cái nhìn tổng quan hơn.

Bước 3: Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề

Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đây là bước cùng nhau đề xuất giải pháp. Hãy khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo hoặc thậm chí là bất kỳ ý tưởng nào. Chọn một giải pháp khả thi nhất để thiết lập kế hoạch thực hiện, tốt nhất là gắn liền với các chỉ tiêu đánh giá đo lường được.

Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen

Đây là lúc bạn thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Doanh nghiệp có thể áp dụng các chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp trước rồi mới chính thức áp dụng trong doanh nghiệp. Xuyên suốt quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát.

Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp

Từ các thông tin và dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện, hãy xác định kết quả của giải pháp Kaizen và đánh giá mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu. Đa số giải pháp Kaizen sẽ mang lại ảnh hưởng tích cực.

Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể doanh nghiệp sẽ nhận ra một vài nhược điểm của giải pháp hoặc một vài yếu tố có thể làm tốt hơn. Cần nhanh chóng sửa chữa những điểm này để “kaizen” chính Kaizen của bạn. Hãy kiên nhẫn rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau.

Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa

Khi xác nhận đã có được giải pháp Kaizen phù hợp, đây là lúc doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1, để một lần nữa xác định các vấn đề mới nảy sinh và tìm ra giải pháp.